魯西集團(tuán)辦公自動化系統(tǒng)已在日常辦公、合同管理、制度規(guī)定、行政服務(wù)、費(fèi)用報銷等多個維度得到深入應(yīng)用，建有各類管理流程170多支。2021年為進(jìn)一步提升工作效率和質(zhì)量，開展了數(shù)字化改造和提升工作，為公司安全生產(chǎn)和經(jīng)營運(yùn)行提供線上高效辦公平臺。

　　建立了經(jīng)營管理、行政管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理三個流程中心，系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)分析引擎，可實時對流程用時、執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計，用于問題發(fā)現(xiàn)和業(yè)務(wù)提升。在重要業(yè)務(wù)流程上，設(shè)置流程辦公效率預(yù)警值，超過設(shè)定的量化指標(biāo)，系統(tǒng)將自動向超時辦理人員發(fā)起預(yù)警消息，并記入月度考核。

　　采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行數(shù)字化改造，通過數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)在審批過程中多個環(huán)節(jié)是依次辦理，在實際業(yè)務(wù)中財務(wù)、市場、倉儲等職能部門是可以并行審批的，流程調(diào)整后效率得到大幅提升。對審批內(nèi)容進(jìn)行梳理，對多個流程重復(fù)審批的減少至一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　啟用電子合同簽章，將合同線上辦理效率再提升。在合同辦理時選擇電子簽章，可實現(xiàn)甲乙雙方全線上合同簽署，完全代替紙質(zhì)合同和線下蓋章等操作環(huán)節(jié)。試點(diǎn)在流程中增加數(shù)據(jù)穿透功能，在系統(tǒng)中集成數(shù)據(jù)庫，將關(guān)聯(lián)信息可穿透直接檢索查看，為辦理環(huán)節(jié)提供多維度的信息，提升了數(shù)據(jù)利用的便捷性。

　　線上費(fèi)用報銷流程進(jìn)行優(yōu)化，將不同業(yè)務(wù)類型的報銷規(guī)則全部數(shù)字化后進(jìn)入數(shù)據(jù)庫中。流程辦理時，就具備了自動驗證功能，并且可以將費(fèi)用項目進(jìn)行分配對照。這樣大幅提升了報銷人員的工作效率，也減少后續(xù)財務(wù)人員的勞動強(qiáng)度。每筆費(fèi)用在支付后，系統(tǒng)會自動推送給報銷人相關(guān)消息。

　　數(shù)字化流程的改造和優(yōu)化，為辦公自動化帶來了新思路、新技術(shù)，進(jìn)一步發(fā)揮線上辦公的優(yōu)勢。充分利用數(shù)據(jù)和規(guī)則，內(nèi)置到系統(tǒng)中就使簡單孤立的業(yè)務(wù)表單，逐步變成多維度的數(shù)字化管理體系。管理流程只有結(jié)合運(yùn)行數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)需求，經(jīng)過不斷的循環(huán)優(yōu)化才能突顯效果。一年來，質(zhì)量和效率的“雙提升”的目標(biāo)在一步步實現(xiàn)，可以看到數(shù)字化技術(shù)將為化工安全生產(chǎn)和經(jīng)營管理水平提高帶來新機(jī)遇。